Arbetssökande - information om GDPR

Information till arbetssökande till en utlyst tjänst om hur Kooperativet SMIL behandlar dina personuppgifter 

Tack för att du har sökt jobb som personlig assistent i Kooperativet SMIL! Nu påbörjas en process som vi vill att du känner till.

Med vilken laglig grund sparar vi din ansökan?

När du skickar in en ansökan via mail tar vi emot den med den rättsliga grunden Intresseavvägning. Det innebär att vi anser att det ligger i både ditt och vårt intresse att ta emot din ansökan. Därefter sparar vi handlingarna med den rättsliga grunden ”Avtal” – att få en anställning kräver att du först söker arbetet för att vi därefter ska kunna skriva ett anställningsavtal. Om det är en utlyst tjänst du söker kommer vi att bevara dina ansökningshandlingar med den rättsliga grunden ”Rättslig förpliktelse” (Diskrimineringslagen, 6§). 

Om det här är en ansökan till en specifik tjänst:
Dina ansökningshandlingar kommer att skickas vidare till den person som söker en ny assistent och eventuellt dennes arbetsledare och/eller gode man. Det är den eller dessa personer som själva väljer vilken eller vilka assistenter som ska anlitas för uppdraget. Om du går vidare och får en anställningsintervju är det någon av dem som kommer att ringa upp dig.

Om din ansökan innehåller det som GDPR betraktar vara ”känsliga personuppgifter” kommer vi antingen att skicka informationen i ett krypterat mail eller stryka just dessa uppgifter innan vi skickar dem vidare.

Under tiden rekryteringsprocessen pågår kommer dina ansökningshandlingar och de personuppgifter du där har angett att sparas både hos oss och hos den som söker assistent. När rekryteringsprocessen är avslutad kommer den assistansberättigade/legal företrädare/arbetsledare att ta bort dina handlingar men däremot kommer vi på kooperativet att spara dem i två år i ett arkiv om du skulle välja att överklaga att du inte får en tjänst. Därefter raderas uppgifterna.

Om det här är en generell intresseanmälan:
Dina ansökningshandlingar kommer att sparas på kansliet i upp till sex månader. Om någon av våra medlemmar söker en assistent och vi tror att du skulle passa till den tjänsten kommer vi att skicka vidare din ansökan till den person som söker en ny assistent och eventuellt dennes arbetsledare och/eller gode man. Det är den eller dessa personer som själva väljer vilken eller vilka assistenter som ska anlitas för uppdraget. Om du går vidare och får en anställningsintervju är det någon av dem som kommer att ringa upp dig.

Om din ansökan innehåller det som GDPR betraktar vara ”känsliga personuppgifter” kommer vi antingen att skicka informationen i ett krypterat mail eller stryka just dessa uppgifter innan vi skickar dem vidare.

Under de sex månader som vi sparar dina handlingar, förutsett att du inte under den tiden får en tjänst eller meddelar oss att du inte längre är intresserad av att vara sökande hos oss, kommer dina ansökningshandlingar och de personuppgifter du där har angett att sparas hos oss och sändas ut till varje person som söker assistenter och där vi tror att du skulle passa. Efter sex månader kommer vi att radera ansökan.

Vilka personuppgifter sparar vi?

De personuppgifter vi sparar är de du sänder in till oss. Det är Kooperativet SMIL som är personuppgiftsansvarige för behandlingen av dina personuppgifter och dem kommer du i kontakt med genom att vända dig till Lilly Key, verksamhetsansvarig. Lilly når du på antingen telefon 040-974299 eller via mail lilly@smilmalmo.se

Du har rätt att få veta hur dina personuppgifter behandlas hos oss. Vi har gjort en registerförteckning som du kan begära att få se. I den beskriver vi i detalj i vilka register dina personuppgifter sparas och/eller behandlas. Du har också rätt att begära att få felaktiga personuppgifter ändrade, överflödig behandling begränsad och ogrundad behandling raderad. Kontakta Jennie Scotte om något sådant är aktuellt.

Skulle du uppleva att vi inte behandlar dina personuppgifter korrekt har du rätt att vända dig till Datainspektionen för att lämna klagomål men vi hoppas naturligtvis att du i första hand väljer att vända dig till oss.  

Med vänliga hälsningar

Kooperativet SMIL i Malmö 
Styrelsen